„…spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) e-Rechnungen (B2B) stellen“, steht bis heute auf einer Seite der IHK Wiesbaden. Das stimmt seit 2025 nicht mehr: Als Kleinunternehmer darfst du immer Papier schicken oder, wenn der Käufer einverstanden ist, ein PDF (§ 34a Satz 4 UStDV). Ausstellen musst du eine E-Rechnung nur, wenn du regelbesteuert bist und ein Unternehmen in Deutschland für mehr als 250 € bei dir kauft. Und das frühestens für Rechnungen, die ab 2027 rausgehen. Was du schon heute brauchst, hast du vermutlich: ein E-Mail-Postfach.

Auf einen Blick

  • Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht.
  • Ausstellen musst du eine E-Rechnung nur als Regelbesteuerter, nur an ein Unternehmen in Deutschland, das für sein Geschäft kauft, und nur über 250 € brutto. Als Kleinunternehmer nie.
  • Ab wann: für Lieferungen ab 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Bis dahin darfst du PDFs schicken, aber nur bis zum 31. Dezember des Jahres, in dem du geliefert hast.
  • Nie betroffen: Privatkäufer, Rechnungen bis 250 €, Kleinunternehmer als Aussteller.
  • Läden im EU-Ausland: keine deutsche Pflicht; für steuerfreie Lieferungen dorthin gelten ab Juli 2030 EU-Regeln.
  • Differenzbesteuerung (§ 25a) ist nicht ausgenommen.
  • Ein PDF statt einer E-Rechnung kostet kein Bußgeld.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das ein Programm lesen kann (§ 14 Abs. 1 UStG). In Deutschland sind das vor allem zwei:

  • XRechnung: eine reine XML-Datei, ohne Bild. Lesen kannst du sie mit einem Viewer, etwa dem kostenlosen der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.
  • ZUGFeRD: ein PDF, in dem die Daten als XML stecken. Als E-Rechnung zählt es ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (UStAE 14.1 Abs. 14). Weichen Bild und Daten voneinander ab, gelten die Daten (UStAE 14.4 Abs. 3).

Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung, ein Scan nicht und eine Rechnung im Text einer E-Mail auch nicht (UStAE 14.1 Abs. 2). Das Gesetz nennt sie „sonstige Rechnungen“. Was auf eine Rechnung gehört, ob als PDF oder als E-Rechnung, steht im Artikel zu Rechnungen.

Empfangen: seit 2025, auch als Kleinunternehmer

Kaufst du bei einem Großhändler oder einem anderen Unternehmen in Deutschland ein, darf es dir eine E-Rechnung schicken, ohne zu fragen (UStAE 14.1 Abs. 4). Du musst sie annehmen können, seit dem 1. Januar 2025 und ohne Übergangszeit (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62). Das gilt auch für Kleinunternehmer (UStAE 14.1 Abs. 5). Ein PDF statt der E-Rechnung kannst du nicht verlangen.

Dafür reicht ein E-Mail-Postfach, auch dein normales (BMF, FAQ E-Rechnung, Frage 8; UStAE 14.1 Abs. 5). Verarbeiten musst du die Datei nicht, nur lesen, buchen und aufbewahren. Für XRechnungen brauchst du dazu praktisch einen Viewer. Aufbewahren heißt: die Datei so, wie sie kam, acht Jahre lang (§ 14b UStG, UStAE 14b.1 Abs. 1 und 2). Bei ZUGFeRD genügt es nicht, das Bild auszudrucken und die Datei zu löschen; die Daten darin sind die Rechnung.

Bist du regelbesteuert, achte auf die Rechnungen deiner Lieferanten: Ab 2027 oder 2028, je nach deren Umsatz, gibt dir ein PDF über 250 € grundsätzlich keine Vorsteuer mehr; es gibt Auswege (unten). Als Kleinunternehmer ziehst du keine Vorsteuer ab; schickt dir dein Großhändler weiter PDFs, ändert das für dich nichts.

Ausstellen: vier Fragen

Ob du eine E-Rechnung schreiben musst, klären vier Fragen. Lautet eine Antwort „nein“, musst du es nicht:

  • Kauft ein Unternehmen für sein Geschäft? Privatkäufer sind nie betroffen. Unternehmen ist auch ein Kleinunternehmer, der Karten für seinen Handel kauft. Ein Hinweis ist etwa eine USt-IdNr. in der Bestellung. Konntest du auch bei sorgfältigem Hinsehen nicht merken, dass ein Unternehmen kauft, wird das nicht beanstandet (UStAE 14.1 Abs. 6).
  • Sitzt ihr beide in Deutschland? Ist einer von euch nicht in Deutschland ansässig, gibt es keine Pflicht (UStAE 14.1 Abs. 6). Der Laden in Wien bekommt die Rechnung wie bisher.
  • Liegt die Rechnung über 250 € brutto? Bis 250 € darfst du immer eine sonstige Rechnung schicken, auch ab 2028 (§ 33 Satz 4 UStDV). Es zählt der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht der Preis einer Karte (UStAE 14.6 Abs. 4).
  • Bist du regelbesteuert? Als Kleinunternehmer darfst du immer eine sonstige Rechnung schicken (§ 34a Satz 4 UStDV; mehr im Artikel zur Kleinunternehmerregelung). Wechselst du zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht ab dann auch für dich (BMF-FAQ, Frage 4).

Viermal „ja“: Dann musst du E-Rechnungen schreiben, ab 2027 oder 2028, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Ab wann: 2027 oder 2028

Bis Ende 2026 darf jeder noch eine sonstige Rechnung schicken, als PDF mit Zustimmung des Käufers oder auf Papier. Danach hängt es an deinem Gesamtumsatz im Vorjahr (§ 27 Abs. 38 UStG):

Dein Gesamtumsatz 2026Lieferungen 2027Lieferungen ab 2028
bis 800.000 €PDF mit Zustimmung oder Papier, Rechnung bis 31.12.2027 rausE-Rechnung
über 800.000 €E-RechnungE-Rechnung

Es zählen zwei Daten: wann du lieferst und wann die Rechnung rausgeht. Für eine Lieferung aus 2026 darfst du nur bis zum 31. Dezember 2026 ein PDF schicken, für eine aus 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug, nur bis zum 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 63 f.). Verschickst du die Karten am 30. Dezember 2026 und schreibst die Rechnung erst im Januar, muss sie schon eine E-Rechnung sein, auch unter 800.000 €. Für Rechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer gilt das alles nicht.

Die Zustimmung zum PDF muss nicht schriftlich sein: Es genügt, dass der Laden deine PDFs annimmt, ohne zu widersprechen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 63; UStAE 14.1 Abs. 7).

E-Rechnung: wer ab wann Zeitleiste 2025 bis 2030. Empfangen: seit 1. Januar 2025 alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Ausstellen an Unternehmen in Deutschland, über 250 €: mit über 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr für Lieferungen ab 1. Januar 2027, alle übrigen Regelbesteuerten ab 1. Januar 2028; davor PDF mit Zustimmung oder Papier. Läden in anderen EU-Ländern: keine deutsche Pflicht, EU-Regeln für steuerfreie Lieferungen ab 1. Juli 2030. Nie betroffen: Privatkäufer, Rechnungen bis 250 €, Kleinunternehmer als Aussteller. E-Rechnung: wer ab wann Ausstellen nur an Unternehmen in Deutschland, über 250 € brutto. 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Empfangen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer; ein E-Mail-Postfach reicht Ausstellen, Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € PDF mit Zustimmung E-Rechnung für Lieferungen ab 2027 Ausstellen, alle übrigen Regelbesteuerten PDF mit Zustimmung E-Rechnung für Lieferungen ab 2028 Läden in anderen EU-Ländern keine deutsche Pflicht EU-Regeln ab 1. Juli 2030 Nie betroffen Privatkäufer · Rechnungen bis 250 € · Kleinunternehmer als Aussteller E-Rechnung: wer ab wann Zeitleiste 2025 bis 2030. Empfangen: seit 1. Januar 2025 alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Ausstellen an Unternehmen in Deutschland, über 250 €: mit über 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr für Lieferungen ab 1. Januar 2027, alle übrigen Regelbesteuerten ab 1. Januar 2028; davor PDF mit Zustimmung oder Papier. Läden in anderen EU-Ländern: keine deutsche Pflicht, EU-Regeln für steuerfreie Lieferungen ab 1. Juli 2030. Nie betroffen: Privatkäufer, Rechnungen bis 250 €, Kleinunternehmer als Aussteller. E-Rechnung: wer ab wann Ausstellen nur an Unternehmen in Deutschland, über 250 € brutto. 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Empfangen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer; ein E-Mail-Postfach reicht Ausstellen, Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € PDF mit Zustimmung E-Rechnung für Lieferungen ab 2027 Ausstellen, alle übrigen Regelbesteuerten PDF mit Zustimmung E-Rechnung für Lieferungen ab 2028 Läden in anderen EU-Ländern keine deutsche Pflicht EU-Regeln ab 1. Juli 2030 Nie betroffen Privatkäufer Rechnungen bis 250 € Kleinunternehmer als Aussteller

Gesamtumsatz heißt hier dasselbe wie bei der Kleinunternehmergrenze (§ 19 Abs. 2 UStG): dein Umsatz ohne Umsatzsteuer. Mit Differenzbesteuerung zählen dort die Verkaufspreise ohne die Steuer auf die Marge, nicht nur die Marge (UStAE 19.2 Abs. 2 Satz 5). Weil § 27 Abs. 38 auf dieselbe Vorschrift verweist, gilt das nach meinem Verständnis auch für die 800.000 €. Ausdrücklich gesagt hat das Finanzministerium es nicht.

Differenzbesteuerung ist nicht ausgenommen

Verkaufst du Singles differenzbesteuert (§ 25a) an einen Laden in Deutschland, gilt dieselbe Pflicht: über 250 €, für Lieferungen ab 2027 oder 2028 (UStAE 14.1 Abs. 4; BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17). Die E-Rechnung zeigt dann wie die PDF-Rechnung keine Steuer, nur den Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ (mehr zu § 25a). In welche Felder das gehört, muss dein Programm wissen. Prüf rechtzeitig, ob es § 25a in E-Rechnungen kann.

Cardmarket-Preise sind Bruttopreise

Das betrifft dich, wenn du regelbesteuert einem Laden in Deutschland eine Bestellung über 250 € zu Cardmarket-Endpreisen in Rechnung stellst und Steuer ausweist. Bei § 25a steht keine Steuer auf der Rechnung, das Problem entsteht dort nicht.

Die E-Rechnung rechnet vom Nettobetrag aus, und bei Bruttopreisen können so Rundungsdifferenzen entstehen. Drei verschiedene Karten zu je 1,99 € brutto stehen in der E-Rechnung als drei Posten zu je 1,67 € netto. Die Steuer wird auf die Summe gerechnet: 5,01 € plus 19 % (0,95 €) = 5,96 €; bezahlt hat der Laden 5,97 €. Das Finanzministerium kennt das Problem; sein Beispiel ist ein Buch mit Buchpreisbindung. Bis Ende 2027 wird es deshalb nicht beanstandet, wenn der Datenteil statt der einzelnen Karten nur die Summe je Steuersatz enthält. Die einzelnen Karten stehen dann in einer lesbaren, eingebetteten Anlage, auf die der Datenteil verweist (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 17 bis 19).

Diese Erleichterung endet Ende 2027, also gerade dann, wenn unter 800.000 € die Pflicht erst richtig beginnt. Für danach deutet das Schreiben ein Format an, das mit Bruttopreisen rechnet; für XRechnung und ZUGFeRD gibt es ein solches noch nicht, und eine Regel ab 2028 nennt das Schreiben nicht. Ob dein Programm Bruttopreise sauber umrechnet, ist eine Frage an seinen Hersteller.

Wenn du ein PDF schickst, wo eine E-Rechnung fällig war

Ein Bußgeld kostet das nicht: Das Finanzministerium hat ausdrücklich geschrieben, dass eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit ist (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 28). Teuer werden kann etwas anderes: Schreibst du vorsätzlich oder leichtfertig keine Rechnung oder eine zu späte, obwohl du eine schreiben musst, drohen bis zu 5.000 €. Dasselbe gilt, wenn du Rechnungen nicht aufbewahrst (§ 26a UStG).

Das Risiko trägt der Laden, der bei dir kauft. Aus einem PDF darf er die Vorsteuer grundsätzlich nicht abziehen. Reichst du eine E-Rechnung nach, die das PDF eindeutig bezeichnet und als Berichtigung ausgewiesen ist, berichtigt sie es rückwirkend. Auch ohne Berichtigung kann ihm die Vorsteuer bleiben, wenn das PDF inhaltlich richtig und vollständig war; das prüft das Finanzamt aber streng. Und 2027 bleibt ihm die Vorsteuer auch dann, wenn er annehmen durfte, dass dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 56 bis 59; UStAE 15.2a Abs. 1a). Verlangen kann er die E-Rechnung von dir in jedem Fall (UStAE 14.1 Abs. 10).

Bei § 25a hat der Laden aus deiner Rechnung ohnehin keine Vorsteuer, weil keine Steuer draufsteht. Ein PDF kostet ihn dort nichts. Ob er die E-Rechnung dann trotzdem verlangen kann, ist nicht geklärt; der Anwendungserlass knüpft den Anspruch an eine Rechnung mit Steuerausweis (UStAE 14.1 Abs. 10).

Was du tun musst

Empfangen, lesen und die Dateien acht Jahre aufbewahren musst du alle, seit 2025. Beim Ausstellen kommt es darauf an, wer du bist:

  • Kleinunternehmer: nichts, auch nicht ab 2028.
  • Regelbesteuert, Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 €: Lieferungen aus 2026 rechnest du bis zum 31. Dezember 2026 ab; sonst brauchst du schon im Januar 2027 eine E-Rechnung. Für Lieferungen 2027 schickst du Läden in Deutschland weiter PDFs, solange sie nicht widersprechen und die Rechnung bis zum 31. Dezember 2027 raus ist. Bis September 2027 prüfst du, ob dein Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 kann, auch mit § 25a, gemischten Bestellungen und Cardmarket-Bruttopreisen. Für Lieferungen ab dem 1. Januar 2028 schreibst du jede Rechnung über 250 € an ein Unternehmen in Deutschland als E-Rechnung.
  • Regelbesteuert, Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €: Lieferungen aus 2026 rechnest du bis zum 31. Dezember 2026 ab. Für Lieferungen ab dem 1. Januar 2027 schreibst du jede Rechnung über 250 € an ein Unternehmen in Deutschland als E-Rechnung; dein Programm muss das also schon im Januar 2027 können.

Kaufst du selbst regelbesteuert ein, prüf ab 2027 die Rechnungen deiner Lieferanten über 250 €. Kommt ein PDF, wo eine E-Rechnung fällig war, wackelt deine Vorsteuer (oben); verlangen kannst du die E-Rechnung.

Verkaufst du nie für mehr als 250 € an Läden in Deutschland, musst du beim Ausstellen nichts ändern.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein, auch nicht ab 2028. Kleinunternehmer dürfen immer eine sonstige Rechnung schicken, auf Papier oder als PDF, wenn der Käufer es annimmt (§ 34a Satz 4 UStDV, UStAE 14.7a Abs. 3). Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit 2025.

Muss ich ab 2027 E-Rechnungen schreiben?

Für Lieferungen 2027 nur, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, und nur für Rechnungen über 250 € an Unternehmen in Deutschland. Sonst ab 2028, als Kleinunternehmer nie. Eine Ausnahme gilt schon vorher: Rechnest du als Regelbesteuerter eine Lieferung aus 2026 erst 2027 ab, muss die Rechnung schon eine E-Rechnung sein.

Muss ich Privatkäufern eine E-Rechnung schicken?

Nein. Privatkäufer sind von der E-Rechnung nicht betroffen (BMF-FAQ, Frage 4).

Muss ich unter 250 € eine E-Rechnung schicken?

Nein. Bis 250 € brutto, gemessen am Gesamtbetrag der Rechnung, darfst du immer eine sonstige Rechnung schicken (§ 33 Satz 4 UStDV).

Brauche ich eine E-Rechnung für einen Laden in Österreich?

Nein. Die deutsche Pflicht gilt nur, wenn beide in Deutschland ansässig sind (UStAE 14.1 Abs. 6). Für Verkäufe an Unternehmen in anderen EU-Ländern hat die EU eigene Regeln beschlossen, vor allem für steuerfreie Lieferungen; sie gelten ab dem 1. Juli 2030 (EU-Kommission).

Reicht ein normales PDF?

An Privatkäufer, bis 250 € und als Kleinunternehmer immer, wenn der Käufer das PDF annimmt. Als Regelbesteuerter an Läden in Deutschland über 250 €: für Lieferungen 2026, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 rausgeht; für Lieferungen 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug und die Rechnung bis zum 31. Dezember 2027 rausgeht; ab 2028 nicht mehr. Zustimmen muss der Laden auch hier, und es genügt, dass er nicht widerspricht.

Warum ich das aufschreibe

Ich bin Marc, Entwickler, und verkaufe selbst keine Karten. Ein Freund von mir verkauft viel auf Cardmarket, und mit ihm baue ich foilo, ein Werkzeug für den Papierkram nach dem Verkauf. Dafür musste ich wissen, wann eine Rechnung eine E-Rechnung sein muss. Für diesen Artikel brauchst du foilo nicht.

Das hier ist keine Steuerberatung. Die Quellen stehen im Text, die Gesetze verlinkt; wo etwas nicht geklärt ist, steht das dabei. Für deinen eigenen Fall frag einen Steuerberater.

Und wenn im Postfach eine XML-Datei liegt: nicht löschen. Das ist eine Rechnung.

Quellen